მენეჯმენტი ეს არის ორგანიზაციის მიზნების ეფექტიანად მიღწევის გზა. ნებისმიერი ტიპის ორგანიზაციისთვის აუცილებელია რესურსების სწორად დაგეგმვა, ორგანიზება და კონტროლი. ორგანიზაციისთვის ოპერატიული და სტრატეგიული მენეჯმენტის სწორად განხორციელება წარმატების საფუძველია.

ადამიანები ცდილობენ ცვლილებების თავიდან არიდებას, თუმცა ეს ყოველთვის შესაძლებელი არ არის. XXI საუკუნეში გარემო მუდმივად ცვალებადია, შესაბამისად, ორგანიზაციის მენეჯმენტი ვალდებულია, სწორად დაგეგმოს სამომავლო საქმიანობა და იყოს მოქნილი ცვლილებების მიმართ.

ზოგადად, სტრატეგიული დაგეგმვის სხვადსხვა მეთოდი არსებობს, მათ შორისაა დაგეგმვის შვიდსაფეხურიანი პროცესი.

ორგანიზაციის სტრატეგიული დაგეგმვა

1. ისტორია - პირველ ეტაპზე აუცილებელია თქვენი ორგანიზაციის ისტორიისა და ტრადიციების ცოდნა; იმ ადამიანებისგან გამოცდილების გაზიარება, რომლებაც წვლილი შეიტანეს ორგანიზაციის დაარსებასა და განვითარებაში.

2. გარემოს ანალიზი - განსაზღვრეთ თქვენი ორგანიზაციის ძლიერი და სუსტი მხარეები, ეცადეთ თავი აარიდოთ გარე საშიშროებებს და შეაფასოთ თქვენი შესაძლებლობები. ობიექტურად შეიმუშავეთ ორგანიზაციის SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) ანალიზი.

3. განსაზღვრეთ თქვენი ორგანიზაციის მისია - გადახედეთ თქვენი მისიის დებულებას და შეცვალეთ საჭიროების შემთხვევაში. მისიის დებულება ლაკონურად უნდა პასუხობდეს შემდეგ სამ კითხვას:

რა ორგანიზაციაა?
რას საქმიანობს?
ვის ემსახურება?

4. ჩამოაყალიბეთ გრძელვადიანი და მოკლევადიანი მიზნები. ორგანიზაციის მთავარი მიზნები ძირითადად გამომდინარეობს მისიიდან და SWOT ანალიზიდან. ორგანიზაციამ ასევე უნდა განსაზღვროს გრძელვადიანი გეგმები, რომლებიც მოიცავს ადამიანურ რესურსებს, ტექნოლოგიებს, მარკეტინგს, საზოგადოებასთან ურთიერთობას, ფონდების მოძიებას და ა.შ.

5. განსაზღვრეთ სტრატეგიები, ამოცანები და ნაბიჯები მიზნების მისაღწევად. ორგანიზაციის მიზნების განსაზღვრის შემდეგ აუცილებელია იზრუნოთ მათ განხორციელებაზე. დაგეგმვის პროცესში შეეცადეთ მოსალოდნელი შეგედები ციფრებში ასახოთ. მაგ.: 2009 წელს მიიღებთ 30 000 ევრო დაფინანსებას, ჩაატარებთ 50 ტრენინგს, აიყვანთ 60 მოხალისეს და ა.შ.

6. გეგმების განხორციელება. კიდევ ერთხელ გადახედეთ თქვენი ორგანიზაციის სისტემას და სტრუქტურას. გაანაწილეთ პასუხისმგებლობები - ვინ რას აკეთებს და რა ვადებში? ორგანიზაციამ უნდა შეიმუშაოს მასზე მორგებული სტრუქტურა. თითოეული საქმიანობა, ამოცანა და მიზანი დელეგირებლი უნდა იყოს კონკრეტულ პოზიციაზე ან ადამიანზე.

7. შეფასება. შეაფასეთ თქვენი ყოველი გადაწყვეტილება. მკაფიოდ განსაზღვრეთ, რამ მოგიტანათ წარმატება ან წარუმატებლობა. ორივე შემთხვევაში საჭიროა, ორგანიზაციამ იცოდეს რატომ დაუდგა ესა თუ ის შედეგი - კონკრეტული საქმიანობიდან გამომდინარე თუ გარე ფაქტორების ზეგავლენით. ისწავლეთ მიღებული შედეგების საფუძველზე, ხოლო წარმატების შემთხვევაში გააანალიზეთ თქვენი როლი და სწორი ქმედებები.

ნებისმიერი ტიპის ორგანიზაციისთვის, მათ შორის არასამთავრობო ორგანიზაციებისთვის, ძლიერ სტრუქტურას ძალინ დიდი მნიშვნელობა აქვს. თუმცა, ხშირად ორგანიზაციები სტრუქტურის შექმნისას არ ითვალისწინებენ კრიტიკულ ფაქტორებს. არასამთავრობო ორგანიზაციებს ხშირ შემთხვევაში მიაჩნიათ, რომ ამოცანების სტრუქტურული გაწერა არ არის საჭირო.

ყველა ყველას საქმეს აკეთებს - ასეთი მიდგომა არასწორია!

არასამთავრობო ორგანიზაციის საქმიანობა განსხვავებული ტიპის პროექტებსა და სამუშაოს მოიცავს, თუმცა მაინც აუცილებელია თითოეულ ადამიანს ჰქონდეს თავისი საქმიანობის ძირითადი მიმართულება.

კონკრეტული დავალებები უნდა გაიცეს კონკრეტულ პირებზე/პოზიციებზე - ეს ძლიერი სტრუქტურის მთავრი დამახასიათებელი ელემენტია.

ვინ უნდა მოითხოვოს დაფინანსება?

ფონდების მოძიების ფუნქციას არასამათავრობო ორგანიზაციებში შეიძლება ასრულებდნენ გამგოების წევრები, აღმასრულებელი დირეტორი, ან ცალკეული სტრუქტურული ერთეული. აღნიშნული დამოკიდებულია ორგანიზაციის საქმიანობის ტიპზე, ზომაზე, სტრატეგიაზე და სხვა ფაქტორებზე.

ძლიერი გამგეობა დაგეხმარებათ არა მარტო ფონდების მოძიებაში, არამედ სტრატეგიული გადაწყვეტილებების მიღებაში. არასამთავრობო ორგანიზაციაში აუცილებლად უნდა არსებობდეს აღმასრულებელი რგოლი, რომელსაც მართავს აღმასრულებელი დირექტორი.

ორგანიზაციის შიგნით სხვადასხვა განყოფილებების შექმნა ხელს უწყობს კოორდინირებულ მუშაობას, რაც საბოლოოდ მიზნების ეფექტურ შესრულებას განაპირობებს.

ზოგადად, წარმატებული ფონდების მოძიება გულისხმობს სწორად შერჩეულ ადამიანებს, რომლებიც სწორად შერჩეულ აუდიტორიას სთხოვენ თანხის სწორ რაოდენობას სწორი პროექტისთვის, სწორ დროს და სწორი გზით. სიტყვა „სწორი“ ამ წინადადებაში ექვსჯერ მეორდება და ამ ექვსი ნაბიჯის წარმატებით შესრულება მნიშვნელოვან როლს თამაშობს ნებისმიერი ფონდის მოძიების კამპანიაში.

საუკეთესო შემთხვევაში არასამთავრობო ორგანიზაციას უნდა ჰქონდეს ფონდების მოძიების განყოფილება, რომელშიც მუშაობენ პროფესიონალი ადამიანები, განსაზღვრული პასუხისმგებლობებითა და მიმართულებებით. აღსანიშნავია, რომ ასეთი განყოფილების ჩამოყალიბება, სადაც რამდენიმე ანაზღაურებადი ადამიანი მუშაობს, ძვირი უჯდება ნებისმიერ არასამთავრობო ორგანიზაციას. ასე რომ, თუ თქვენს ორგანიზაციას არ აქვს ამის შესაძლებლობა, შეიძლება სხვა ალტერნატიული გზების გამონახვა.

ფონდების მოძიების მიმართულებით შეიძლება იმუშაოს ნებისმიერმა დაინტერესებულმა პირმა. ფონდების მოძიების მიმართულებით ნახევარ განაკვეთზე შეიძლება მუშაობდნენ აღმასრულებელი დირექტორი, გამგეობის წევრები და მოხალისეები - რა თქმა უნდა, ფონდების მოძიების მთავარი ოფიცრის მეთვალყურეობის ქვეშ. თუ თქვენს ორგანიზაციას არ აქვს ფონდების მოძიების ძლიერი დეპარტამენტის ჩამოყალიბების შესაძლებლობა, არ ინერვიულოთ.

თქვენ შეგიძლიათ მოტივირებული გუნდის შექმნა, სადაც გუნდის წევრები სხვა პასუხიმგებლობებთან შეთავსებით ჩამოაყალიბებენ ფონდების მოძიების სისტემას, რომელიც შემდგომში ფონდების მოძიების ძლიერი სტრუქტურის შექმნის შესაძლებლობას მოგცემთ.

ფონდების მოძიების გუნდის წევრები შეიძლება იყვნენ:

აღმასრულებელ დირექტორი;
ფონდების მოძიების დეპატრამენტის მენეჯერი;
გამგეობის წევრები;
ფონდების მოძიების დეპარტამენტის წევრები;
სხვა ანაზღაურებადი თანამშრომლები;
მოხალისეები.

ზოგადად, ფონდების მოძიება დიდი, ერთიანი გუნდის პასუხისმგებლობაა.

აღმასრულებელი დირექტორი

ნებისმიერი აღმასრულებელი დირექტორი ვალდებულია, მონაწილეობა მიიღოს ორგანიზაციის ფონდების მოძიების პროცესში. იგი პირადად უნდა იცნობდეს ყველა დამფინანსებელ დონორ ორგანიზაციას ან ინდივიდს, კითხულობდეს ყველა შეთავაზებას, სიტყვით გამოდიოდეს შეხვედრებსა და კონფერენციებზე.

აღმასრულებელი დირექტორი ვალდებულია, რომ ჰქონდეს პირადი კომუნიკაცია ყველა იმ ორგანიზაციასთან თუ ინდივიდთან, რომელიც რაიმე სახით აფინანსებს ორგანიზაციას.

თავის მხრივ, დონორებსაც აქვთ მოთხოვნა, აღმასრულებელ დირექტორთან ჰქონდეთ მოლაპარაკებები, რადგანაც იგი არის ორგანიზაციის სახე. ის წიგნის ავტორს გავს, ხოლო ფონდების მოძიების ოფიცერი - წიგნის გამომცემელს. გამომცემელი ყველაფერს აკეთებს იმისთვის, რომ წარუდგინოს ავტორი საზოგადოებას, რაშიც ის ძალიან დიდ ძალისხმევას დებს. მაგრამ, როდესაც წიგნზე საჭიროა ხელმოწერა ან მნიშვნელოვანი ინტერვიუს ჩაწერა, აუდიტორია ძირითადად ავტორს ითხოვს.

ნამდვილად დიდი სამუშაოა, არა? ფონდების მოძიების გარდა, აღმასრულებელ დირექტორს სხვა მრავალი საქმე აქვს. მიუხედავად ამისა, იგი ვალდებულია ჩაერთოს ფონდების მოძიების პროცესში.

მცირე ზომის ორგანიზაციებში, სადაც თანამშრომლების რაოდენობაც მცირეა, ფონდების მოძიებას ძირითადად აღმასრულებელი დირექტორები უძღვებიან. თუმცა, ასეთი მიდგომა არასწორია.

ორგანიზაციის ზომის მიუხედავად, სასურველია, პერსონალიდან ერთი ადამიანი მაინც იყოს პასუხისმგებელი ფონდების მოძიებაზე.

ფონდების მოძიების მენეჯერი

ფონდების მოძიების მიზნებისთვის და მათი ეფექტური მიღწევისთვის სასურველია ორგანიზაციაში არსებობდეს ფონდების მოძიების დეპარტამენტი. ფონდების მოძიების დეპარტამენტს მართვას მისი მენეჯერი, რომელიც მთავარი ფონდების მაძიებლის ფუნქციებს ასრულებს.

ფონდების მოძიების მენეჯერის ძირითადი ფუნქციებია:

ორგანიზაციის ფონდების მოძიების პროცესის მართვა;

სტრატეგიების, კონკრეტული ღონისძიებების დაგეგმვა და მათი შესრულების უზრუნველყოფა;

მუდმივად შეთავაზებების შემუშავება;

არსებულ და პოტენციურ დონორებთან კომუნიკაცია;

სხვადასხვა სახის დაფინანსების მოძიება.

ფონდების მოძიების წარმატებულ მენეჯერს აუცილებლად უნდა ჰქონდეს კარგი კომუნიკაციის, ლოგიკური აზროვნებისა და წერის უნარი.

გახსოვდეთ! დაფინანსების თხოვნა არ არის ფონდების მოძიება. მენეჯერმა უნდა უზრუნველყოს დონორებთან გრძელვადიანი მტკიცე ურთიერთობების ჩამოყალიბება.

გამგეობის წევრები

ყველა არასამთავრობო ორგანიზაციისთვის მთავარი აქტივი მათი წევრებია - გამგეობა, პერსონალი და მოხალისეები, რომელთა პროფესიონალიზმი და შრომისმოყვარეობა განსაზღვრავს ორგანიზაციის წარმატებას. ეფექტური გამგეობა ქირაობს ძლიერ აღმასრულებელ დირექტორს. ისინი ერთობლივად, მისიის შესაბამისად ზრუნავენ ორგანიზაციის წარმატებაზე.

როდესაც ორგანიზაცია საკმაოდ განვითარდება, იწყება გარდამავალი პერიოდი, გამგეობის წევრები ყოველდღიურ საქმიანობას დაქირავებულ პერსონალს აბარებენ. ხშირად აღნიშნული პერიოდი რთულია მრავალი ორგანიზაციისთვის, რადგან გამგეობის წევრებს უჭირთ ძალაუფლების დაკარგვა. გარდამავალ პერიოდში პასუხისმგებლობები და ფუნქციები ორგანიზაციაში ნაკლებადაა გამიჯნული. შეიძლება გამგეობის რომელიმე წევრს მიაჩნდეს, რომ ზოგიერთი თანამშრომელი სათანადოდ არ ასრულებს გამგეობის მიერ დელეგირებულ ფუნქციებს, რაც შესაძლოა კონფლიქტის საფუძველი გახდეს.

მას შემდეგ, რაც ორგანიზაცია გაივლის გარდამავალ პერიოდს, ის ხდება მეტად განვითარებული - გამგეობისა და აღმასრულებელი სამსახურის ფუნქციები მკვეთრად გამიჯნული და გაწერილია.

როგორც წესი, გამგეობას აქვს 7 ძირითადი ფუნქცია:

პასუხისმგებელია ორგანიზაციის მისიასა და სტრატეგიულ მიმართულებაზე;

პასუხისმგებელია ორგანიზაციის ფინანსებზე - ამტკიცებს და აკონტროლებს ორგანიზაციის ბიუჯეტს;

დაიქირავებს ორგანიზაციის აღმასრულებელ დირექტორს და აფასებს მის მუშაობას;

ზრუნავს ორგანიზაციის იმიჯსა და დადებით დამოკიდებულებაზე საზოგადოებაში;

შეიმუშავებს და მონიტორინგს უკეთებს ორგანიზაციის პოლიტიკას;

მონაწილეობს ორგანიზაციისთვის ფინანსების მოზიდვაში საკუთარი კონტაქტების გამოყენების გზით;

მოხალისეების მოზიდვით, ზრუნავს ორგანიზაციის განვითარებაზე.

გამგეობის მიერ შემუშავებული პოლიტიკის გატარებასა და ყოველდღიური საქმიანობების შესრულებაზე პასუხისმგებელია აღმასრულებელი სამსახური.

გამგეობაში წევრების რაოდენობა განსხვავებულია და შეესაბამება ორგანიზაციის საქმიანობასა და ზომას.

მცირე და მისიაზე ფოკუსირებული ორგანიზაციისთვის გამგეობაში საკმარისია 7-12 წევრი. თუმცა, მრავალი ექსპერტის აზრით გამგეობა, დივერსიფიცირებული და იდეალური ორგანიზაციის ფუნქციების შესასრულებლად, 17-24 წევრისგან უნდა შედგებოდეს. ასევე არის ორგანიზაციები, სადაც გამგეობაში 30-35 წევრია.

სასურველია, თქვენი ორგანიზაციის გამგეობა დაკომპლექტებული იყოს ისეთი წევრებით, რომელებსაც აქვთ ძლიერი გავლენა და კონტაქტები იმისათვის, რომ დაგეხმარონ ფონდების მოძიებაში.

ყველა არასამთავრობო ორგანიზაციას შეუძლია სარგებელი მიიღოს გამგეობის წევრებისგან, მით უმეტეს, თუ მათ ფონდების მოზიდვის შესაბამისი ცოდნა და უნარები აქვთ. ამასთან, ბევრ ორგანიზაციაში ფინანსური კომიტეტის წევრებად მუშაობენ მოქმედი აუდიტორები და ფინანსისტები, რომლებიც საკუთარ პროფესიონალიზმს ორგანიზაციის ფინანსური გამართულობისა და პროგნოზებისთვის იყენებენ.

გარდა ამისა, ყველაზე მნიშვნელოვანია, რომ გამგეობის წევრებს ჰქონდეთ ორგანიზაციის დახმარების რეალური სურვილი და მასთან ემოციური კავშირები.

პრაქტიკულად, რთულია ისეთი ადამიანების მოძებნა, რომლებსაც აქვთ სურვილი ანაზღაურების გარეშე დაეხმარონ ორგანიზაციას, ძირითადი სამსახურისგან დამოუკიდებლად საკუთარ თავზე აიღონ პასუხისმგებლობები, დაუთონ ამ საქმიანობას თავისუფალი დრო - იმის ნაცვლად, რომ სამუშაოს შემდეგ ოჯახთან ერთად დაისვენონ.

ასევე რთულია ისეთი ადამიანების მოძებნა, რომელთაც ექნებათ სურვილი დაეხმარონ არასამთავრობო ორგანიზაციას, იზრუნონ მისთვის ფონდების მოძიებაზე ან თავად შესწირონ მას თანხები. თუმცა, არსებობენ ასეთი ადამიანები, რომლებსაც სურთ დაეხმარონ სხვებს, არიან უბრალოდ შრომისმოყვარენი, მოსწონთ მეტი პასუხისმგებლობები და ა.შ. ასე რომ, ნებისმიერ ორგანიზაციას შეუძლია მისთვის საჭირო ძლიერი გამგეობის ჩამოყალიბება.

გამგეობის ჩამოყალიბების ეტაპები

ფონდების მოძიების განყოფილების წევრები

როგორც აღვნიშნეთ, არასამთავრობო ორგანიზაციაში აუცილებლად უნდა არსებობდეს ფონდების მოძიების განყოფილება, რომლის მთავარი ფუნქცია იქნება ფონდების მოძიება. რაც უფრო მზარდია ორგანიზაცია, მით უფრო იზრდება მოთხოვნა ფონდების მოძიების განყოფილების გაფართოებაზე. აღნიშნული ფაქტორი დამატებითი ხარჯების გაწევას უკავშირდება (ხელფასი, სამუშაო აღჭურვილობა და ა.შ.), რაც ბევრი ორგანიზაციისთვის სირთულეს წარმოადგენს.

სწორედ ამიტომ, ხშირად ფონდების მოძიების დეპარტამენტის უფროსს ჰყავს ასისტენეტები, რომლებიც არიან მოხალისეები ან მუშაობენ ნახევარ განაკვეთზე.

ფონდების მოძიებაში არაკვალიფიციური კადრის ჩართვა სახიფათოა, ამიტომ აუცილებელია, ფონდების მოძიების დეპარტამენტის მენეჯერის მხრიდან კადრების მუშაობაზე მუდმივი კონტროლი.

ფონდების მოძიების განყოფილებაში მომუშავე ადამიანებზე შეიძლება გადანაწილდეს შემდეგი საქმიანობები:

წერილების გაგზავნა და შემოწმება;

დონორების მონაცემთა ბაზის განახლება და მონიტორინგი;

მცირე ყოველდღიური სამუშაოების შესრულება.

საშუალო ზომის ორგანიზაციებში ფონდების მოძიების განყოფილებაში მოხალისეებთან ერთად, შესაძლოა, მუშაობდეს 1-3 ადამიანი, რომლებიც პასუხისმგებელნი იქნებიან შედარებით მნიშვნელოვან სამუშაოებზე.

რაც შეეხება მსხვილ ორგანიზაციებს, ფონდების მოძიების განყოფილებაში საქმიანობები გადანაწილებული უნდა იყოს მიმართულებების მიხედვით. მაგ.: შეთავაზების წერაზე ერთი თანამშრომელია პასუხისმგებელი, მსხვილ დონორებთან ურთიერთობაზე მეორე, საშულო დონორებთან ურთიერთობაზე მესამე და ა.შ.

სხვა ანაზღაურებადი თანამშრომლები

წარმატებული ფონდების მოძიების განყოფილების მენეჯერი ვალდებულია, გამართული კომუნიკაცია ჰქონდეს ორგანიზაციის სხვა თანამშრომლებთან, რაც საშულებას მისცემს, ადვილად ჩართოს ისინი ფონდების მოძიების საქმიანობაში.

ორგანიზაციაში თითოეული თანამშრომელი უნდა ფლობდეს ინფორმაციას მიმდინარე საქმიანობებისა და პარტნიორი დონორების შესახებ.

სასურველია, არასამთავრობო ორგანიზაციის თითოეული წევრი ჩაერთოს ფონდების მოძიების პროცესში.

ფონდების მოძიების განყოფილების თანამშრომლები უნდა ესწრებოდნენ ორგანიზაციის მიერ გამართულ თათბირებსა და შეხვედრებს.

მნიშვნელოვანია ფონდების მოძიების განყოფილება ფლობდეს ინფორმაციას ორგანიზაციაში მიმდინარე საქმიანობების შესახებ, ასევე იღებდეს ახალ იდეებსა და ინოვაციებს ორგანიზაციის თანამშრომლებისგან.

მოხალისეები

ახლად დაარსებული არასამთავრობო ორგანიზაციები მოღვაწეობას, როგორც წესი მოხალისეობრივი საქმიანობით იწყებენ.

ორგანიზაციის განვითარების ყოველ ეტაპზე მნიშვნელოვანია მოხალისეების მოზიდვა.

როგორც ზემოთ აღვნიშნეთ, მოხალისეების დასაქმება ფონდების მოძიების განყოფილებაში კარგ შედეგს იძლევა. ფონდების მოძიების საქმიანობა მოითხოვს დიდი რაოდენობით რუტინული სამუშაოს შესრულებას, რასაც არ სჭირდება დიდი კვალიფიკაცია, ეს კი შესაფერისი საქმიანობაა მოხალისეებისთვის.

მოხალისეებთან ურთიერთობისას მნიშვნელოვანია:

დააფასოთ ის ადამიანები, რომლებსაც აქვთ მოხალისეობის სურვილი;

იზრუნოთ მოხალისეების პროფესიულ განვითარებაზე და დაუსახოთ მათ განსაზღვრული მიზნები და ამოცანები;

შექმნათ მოხალისეებისთვის სასიამოვნო გარემო;

ხშირად გაუსვათ ხაზი რომ აფასებთ მათ მოდომებასა და გაკეთებილ საქმეს.

მოახლისეების მოტივირება საკმადო რთულია, თუმცა აუცილებელი, რადგან ფონდების მოძიების განყოფილებაში მათი დახმარება ძალიან დაგჭირდებთ. ასე რომ, ეცადეთ დრო გამონახოთ და იზრუნოთ მათ მოტივაციაზე.

დასაწყისისთვის აუცილებელია, თითოეულ მოხალისეს გაესაუბროთ ინდივიდუალურად გაიგოთ, თუ რა არის მათი მიზანი, რატომ სურთ თქვენს ორგანიზაციაში მუშაობა. ასევე კარგად უნდა აუხსნათ, რა საქმიანობას სთავაზობთ და რას მოელით მათგან.

მოხალისეების მოტივირებისას ხაზი გაუსვით იმ ფაქტს, რომ ფონდების წარმატებული მოძიება განაპირობებს მეტი ფინანსური სახსრების მოზიდვას ორგანიზაციაში, რაც საბოლოოდ განაპირობებს მეტი ანაზღაურებადი სამუშაოს არსებობას.

გახსოვდეთ, რომ მოხალისეები თქვენთან მოდიან მეტი პროფესიული უნარების შესაძენად, ახალი ადამიანების გასაცნობად საზოგადოებისთვის საჭირო საქმის საკეთებლად.

ყოველთვის ეცადეთ, მოხალისეებთან ურთიერთობა დაამყაროთ აღნიშნულ მოტივებსა და საჭიროებებზე დაურდნობით. შეუდგინეთ მოხალისებს მოქნილი სამუშაო გრაფიკი, რათა საშუალება ჰქონდეთ სხვა განყოფილებებსაც დაუთმონ დრო. გააცანით თქვენი ფონდების მოძიების სტრატეგია, მოისმინეთ მათი მოსაზრებები და ინიციატივები.

როგორც აღვნიშნეთ, ნებისმიერი მოხალისთვის ფულად ანაზღაურებაზე მეტად მნიშვნელოვანია ის წარმატება, რომლესაც აღწევს მოხალისედ მუშაობის შედეგად. თქვენ ვალდებული ხართ, ყოველთვის შეაფასოთ მათ მიერ განხორციელებეული სულ მცირე სამუშაოც კი და დადებითი შედეგის შემთხვევაში გამოხატოთ თქვენი კმაყოფილება. მოხალისეების მოტივაციაზე დიდ ზეგავლენას მოახდენთ, თუ თათბირებზე ხაზს გაუსვავთ მათ წარმატებულ სამქმიანობას, საჯაროდ გამოუცხადებთ მადლობას და ა.შ.

ფონდების მოძიების უნარები

ფონდების მოძიების განყოფილების მენეჯერს უნდა ჰქონდეს გარკვეული უნარები, რომლებიც აუცილებლია წარმატებული საქმიანობის განსახორციელებლად. არსებობს ზოგადი უნარები, რომელთა გამომუშავებაც საჭიროა ფონდების მოძიების განყოფილების მენეჯერისათვის, თუმცა შესაძლოა მას ქონდეს საქმისადმი ინდივიდუალური მიდგომა, რაც დაფუძნებლია პრაქტიკულ გამოცდილებაზე.

ქვემოთ ჩამოთვლილია ძირითადი სამი უნარი რაც აუცილებლად უნდა ქონდეს ფონდების მოძიების განყოფილებაში მომუშავე თანამშრომლებსა და მოხალისეებს:

1. კომუნიკაციის უნარი;
2. წერის უნარი;
3. პიროვნული უნარები.

წერის უნარი მნიშვნელოვანია ფონდების ყველა მაძიებლისათვის ყველა ეტაპზე - იქნება ეს მადლობის წერილი დონორისთვის, შეთავაზება, მოსაწვევი, პრეს-რელიზი თუ საგრანტო წერილი.

შეთავაზებებისა და პროექტების კარგად წერასთან ერთად ფონდების მაძიებელს უნდა შეეძლოს თავის საქმიანობებით სხვა ადამიანების დაინტერესება.

ხშირად, არასამთავრობო ორგანიზაციები ფონდების მოძიების განყოფილების მენეჯერის თანამდებობაზე კადრების შერჩევისას ყურადღებას აქცევენ კანდიდატის გონებრივ შესაძლებლობებს, წერის კულტურას და არ ითვალისწინებენ პიროვნულ ფაქტორებს.

გახსოვდეთ, ფონდების მაძიებლის კომუნიკაბელურობა უნდა სცდებოდეს სატელეფონო ზარებსა და შეხვდრებს. ის უნდა ცდილობდეს მუდმივ კომუნიკაციას საზოგადოებასთან, ყველა დონორთან და პარტნიორთან.

დიდი მნიშვნელობა არ აქვს ვისთვის იწერება პროექტი, მთავარია მოხდეს დონორი ორგანიზაციისთვის იდეების სწორი გზით მიწოდება და მისი დაინტერესება. არანაკლებ მნიშვნელოვანია, რომ ფონდების მოძიების განყოფილების მენეჯერმა იმუშაოს ადამიანების იმ სეგმენტზე, რომლისთვისაც ახორციელებს კონკრეტულ აქტივობას - იქნება ეს აქცია, კონცერტი, სამუშაო შეხვედრა თუ სხვა ტიპის საქმიანობა.

ფონდების მაძიებლების ძირითადი ფუნქციები:

ფონდების მოძიების პროცესი

ფონდების მოძიება არ არის მხოლოდ ფულის შოვნა ორგანიზაციისთვის. ფონდების მოძიების მთავრი მიზანია გრძელვადიანი თანამშრომლობა დონორ ორგანიზაციებთან. სხვაგვარად რომ ვთქვათ, ფონდების მოძიება უპირველეს ყოვლისა გულისხმობს სტრატეგიის დასახვას, მიზნობრივ აუდიტორიასთან გამართულ კომუნიკაციასა და ჩამოყალიბებული ურთიერთობების შენარჩუნებას.

წარმატებული ფონდების მაძიებლები დონორ ორგანიზაციებს მიმართავენ პერსონალურად და არა როგორც ორგანიზაციათა ჯგუფს. აღნიშნული მიდგომა გაითვალისწინეთ დონორისადმი წერილის მიწერის ან პრეზენტაციის ჩატარების დროს. დონორებისადმი ინდივიდუალური მიდგომების ჩამოყალიბებამდე მოამზადეთ პოტენციური დონორების ჩამონათვალი.

არასამთავრობო ორგანიზაციებს მხარდაჭერის მიღება შეუძლიათ შემდეგი ტიპის დონორებისგან:

ინდივიდუალური პირები;
კერძო კომპანიები;
ფონდები;
მთავრობა;
ასოციაციები.

მსხვილ ორგანიზაციებს გააჩნიათ სპეციალური დეპარტამენტი, რომელის ძირითადი საქმიანობაა დონორებისგან თანხების მიღების პერსპექტივების ანალიზი. მცირე ორგანიზაციებში ამ ფუნქციას ასრულებს ერთი ადამიანი. პოტენციური დონორებთან შესაძლო თანამშრომლობის ანალიზის პროცესში ყურადღება გაამახვილეთ შემდეგ საკითხებზე:

პოტენციური დონორების ურთიერთობა თქვენს ორგანიზაციასთან;

დონორის ინტერესები და მათი შესაბამისობა თქვენი ორგანიზაციის შესაძლებლობებთან;

კავშირები დონორი ორგანიზაციისა და თქვენი ორგანიზაციის წარმომადგენლებს შორის;

შეაფასეთ პოტენციური დონორთან თანამშრომლობის შესაძლებლობები და განსაზღვრეთ მისაღები თანხის სავარაუდო მოცულობა.

ფონდების მოძიების პროცესში ხშირად უპირატესობას წარმოადენს პირადი კონტაქტების არსებობა დონორი ორგანიზაციის წარმომადგენლებსა და თქვენი ორგანიზაციის თანამშრომლებსა და წევრებს შორის. ასეთ შემთხვევაში თქვენ შესაძლოა ფლობდეთ უფრო მეტ ინფორმაციას, რაც დაგეხმარებათ დონორ ორგანიზაციასთან მოლაპარაკებების პროცესში.

ფონდების მოძიებისთვის სასურველია ჩაატაროთ დონორი ორგანიზაციების კვლევა და მიღებული მონაცემების ანალიზი, თუმცა აღნიშნული საქმიანობა დამატებით ხარჯებთანაა დაკავშირებული და მცირე ორგანიზაციებს ხშირ შემთხვევაში არ გააჩნიათ საჭირო რესურსები. დონორი ორგანიზაციების კვლევისთვის დაგეხმარებათ ქვემოთ მოყვანილი შეფასების ფორმა.

გახსოვდეთ, დონორებთან თანამშრომლობისას მნიშვნელოვანია პირადი ურთიერთობები. სასურველია იცოდეთ მათი სურვილები დეტალურად, რათა მეტი შანსი გქონდეთ ფინანსური სახსრების მოპოვების კუთხით.

ფონდების მოძიებისას საერთაშორისო გამოცდილებით ფართოდაა გავრცელებული პროგრამული უზრუნველყოფის კომპიუტერული სისტემები, თუმცა ასეთი მიდგომა საქართველოში ჯერ კიდევ არ არის განვითარებული და ნაკლებად გამოიყენება.

მას შემდეგ რაც განსაზღვრავთ პოტენციურ დონორებს, დაიწყეთ კონკრეტული დონორებისთვის საპროექტო შეთავაზებების წერა. საპროექტო შეთავაზების მომზადებისას მნიშვნელოვანია ეფექტიანად წარმოაჩინოთ ორგანიზაციის ძლიერი მხარეები და შესაძლებლობები. საპროექტო შეთავაზებაში ნათლად ჩამოაყალიბეთ ორგანიზაციის მიმართულებები. საპროექტო შეთავაზება უნდა იყოს მოკლე და ყოვლისმომცველი, რაც საშუალებას მისცემს დონორს საუკეთესო კუთხით მიიღოს ინფორმაცია თქვენს შესახებ.

კარგი კომუნიკაცია არ ნიშნავს ბევრ ლაპარაკს. ეცადეთ, დონორები არ გადატვირთოთ ინფორმაციით.

აღნიშნული უნარის გასაუმჯობესებლად, დაინიშნეთ 3 წუთი და ეცადეთ პასუხი გასცეთ შემდეგ კითხვებს:

რას აკეთებს თქვენი ორგანიზაცია?

ვინ არიან თქვენი ბენეფიციარები?

ვინ არიან თქვენს დარგში მომუშავე სხვა ორგანიზაციები, რითი ხართ მათგან გამორჩეული?

რატომ მუშაობს თქვენი ორგანიზაცია ამ მიმართულებით?

გახსოვდეთ, გაცნობის ეტაპზე არც ერთი დონორი 3 წუთზე მეტს არ დახარჯავს თქვენს მოსასმენად.

მას შემდეგ, რაც დონორს მიაწვდით საჭირო ინფორმაციას, მისი მხრიდან გაჩნდება კითხვები, რაც საშუალებას მოგცემთ, უფრო ვრცლად ისაუბროთ თქვენი ორგანიზაციის შესახებ.

არასამთავრობო ორგანიზაციამ კარგად უნდა გაითავისოს თუ რისი შეთავაზება შეუძლია დონორებისთვის და რა კომერციული ღონისძიებების გატარებაა საჭირო დამატებითი შემოსავლების მისაღებად. ნებისმიერი კომერციული ორგანიზაცია აწარმოებს საქონელსა და მომსახურებას იმისთვის, რომ გაყიდოს ის და გაწეული დანახარჯების შედეგად მიიღოს ფულადი შემოსავალი, რომელიც მას სჭირდება აღნიშნული ციკლის თავიდან გასავლელად.

კომერციული ფირმა ბაზარზე

ხოლო რაც შეეხება არასამთავრობო ორგანიზაციას, იგი აწარმოებს მომსახურებას და ქმნის ფასეულობებს საზოგადებისთვის და მისი ცალკეული ჯგუფებისთვის, სანაცვლოდ კი არ იღებს მათგან ფულად შემოსავალს.

არასამთავრობო ორგანიზაცია ბაზარზე

იმისათვის, რომ არასამთავრობო ორგანიზაციამ შესძლოს დამოუკიდებლად არსებობა, აუცილებელია მას ჰქონდეს მუდმივი შემოსავლის განსხვავებული წყაროები.

შემოსავლის თითოეულ წყაროზე დაწვრილებით ვისაუბრებთ, თუმცა ახლა ყურადღება გავამახვილოთ გრანტებზე.

როგორ ორგანიზაციებს აფინანსებენ დონორები? რამდენი დონორი უნდა ჰყავდეს არასამთავრობო ორგანიზაციას? ბევრი მცირე ზომის შემოსავლის წყაროს ხომ არ ჯობია ერთ ან ორ მსხვილ დონორთან მუშაობა?

დონორი ორგანიზაციები აფინანსებენ ლეგიტიმურ, გამჭვირვალე, სანდო ორგანიზაციებს, რომლებსაც ისინი ენდობიან და გააჩნიათ საერთო ღირებულებები.

ნებისმიერი არასამთავრობო ორგანიზაციისთვის უმჯობესია ბევრი მცირე ზომის დონორის ყოლა, ვიდრე რამდენიმე მსხვილის.

წარმოიდგინეთ სახლი, რომელსაც ერთი ან ორი საყრდენი ბოძი აქვს და სახლი, რომელიც ბევრ საყრდენ ბოძზე დგას. პირველ შემთხვევაში, ერთი ბოძის წაქცევის დროს სახლი შესაძლოა დაინგრეს, ხოლო მეორე შემთხვევაში ერთი ბოძის წაქცევას არ მოყვება სახლის დანგრევა და თქვენ გაქვთ მისი ალტერნატიული ბოძის მოძიების დრო

დონორი ორგანიზაციები ხშირად იცვლებიან. მას შემდეგ, რაც ისინი თქვენი დახმარებით დასახულ მიზნებს მიაღწევენ, აუცილებლად წავლენ და თქვენ სასწრაფოდ უნდა იზრუნოთ შემცვლელის მოძიებაზე.

არასოდეს შეწყვიტოთ ახალი დორონი ორგანიზაციების ძებნა, სწორად წარმართული ფონდების მოძიების მეშვეობით თქვენ შეგიძლიათ მცირე ზომის დონორები აქციოთ მთავარ დონორებად.

ფონდების მოძიების პირამიდა

მიზანი

მცირე დონორების გადაქცევა მსხვილ დონორებად

დონორები დიდი თანხებით მხოლოდ ნაცნობ და გამოცდილ ორგანიზაციებს აფინანსებენ.

არასოდეს შეწყვიტოთ ფიქრი ახალ დონორებთან თანამშრომლობაზე - პირველ ეტაპზე არ მოითხოვოთ მსხვილი გრანტები, დაკმაყოფილდით მცირე შემოსავლით, მოიპოვეთ დონორების ნდობა და ისინი აუცილებლად გადაინაცვლებენ შემდეგ ეტაპზე.

პარეტოს პირამიდის თანახმად, ახალი დონორები შემოსავლის მხოლოდ 10%25-ს უზრუნველყოფენ. დაფინანსების მოცულობის მიუხედავად, ძალისხმევა გაწიეთ ახალი დონორების მოსაძიებლად, რადგანაც შესაძლოა ბევრი მცირე ზომის ფონდების მოძიებით ორგანიზაციამ ფინანსურ უზრუნველყოფას მიაღწიოს.

პარეტოს პირამიდა

ცნობილია დონორების მოძიების 4 ეტაპი:

ეტაპი 1: გამოვლენა და კლასიფიკაცია

ფონდების მოძიების დეპარტამენტის პირდაპირი ვალდებულებაა პოტენციური დონორების შესახებ ინფორმაციის მუდმივი მოძიება და განახლება, რაც ძირითადად შესაძლებელია ინტერნეტის ან პირადი კომუნიკაციის მეშვეობით.

არასამთავრობო ორგანიზაციაში მუდმივად უნდა ხდებოდეს ახალ იდეებსა და შეთავაზებებზე მუშაობა მიუხედავად იმისა, მოძიებულია თუ არა კონკრეტული დონორი ამა თუ იმ იდეისთვის.

სასურველია, თითოეულ დონორ ორგანიზაციაზე ფლობდეთ სრულყოფილ ინფორმაციას, შეისწავლოთ მათი ვებ-გვერდი და დაადგინოთ მათი მისია, ხედვა და ღირებულებები. ხელიდან არ გაუშვათ შესაძლებლობა დაამყაროთ პირადი კომუნიკაცია დონორი ორგანიზაციის წარმომადგენლებთან.

პოტენციური დონორების მოძიების შემდეგ აუცილებელია მოახდინოთ მათი კლასიფიკაცია და იცოდეთ მათი შესაძლებლობები, რათა განსაზღვროთ ვის რა სახის წინადადებით მიმართოთ და რა მოცულობის თანხები მოითხოვოთ.

დონორების კლასიფიკაცია შესაძლებელია ისეთი კრიტერიუმების მიხედვით, როგორიცაა ორგანიზაციის ზომა, პრიორიტეტები და ა.შ.

ეტაპი 2: გეგმის შედგენა

მნიშვენლოვანია, წინასწარ შეარჩიოთ დონორისთვის წინადადების შეთავაზების შესაფერისი დრო. შეადგინეთ კონკრეტული გეგმა თითოეული პოტენციური დონორისთვის. მას შემდეგ, რაც შეისწვალით ინფორმაციას პოტენციური დონორის შესახებ და დაადგენთ საგრანტო წინადადების წარდგენის ვადებს, დაგეგმეთ მათთან კომუნიკაციის ეტაპები.

დროში გაწერილი სამოქმედო გეგმა გრანტის გამცემი ორგანიზაციებისთვის

დონორისთვის სამოქმედო გეგმა მოამზადეთ კვლევის შედეგებზე დაყრდნობით. თუ პოტენციური დონორი წელიწადში მხოლოდ ორჯერ აცხადებს კონკურსს, მაშინ მისთვის წერილის მიწერას ან შეთავაზების გაგზავნას სხვა პერიოდში შედეგი არ მოყვება. ასეთ შემთხვევაში კომუნიკაცია დაამყარეთ ისეთ დონორებთან, ვისთვისაც აღნიშნული პერიოდი აქტიურია. მაგალითად ევრაზიის თანამშრომლობის ფონდისთვის საგრანტო შეთავაზების გაგზავნა შეგიძილიათ ნებისმიერ პერიოდში, რადგან ფონდს გააჩნია „ღია კარის“ პრინციპი არასამთავრობო ორგანიზაციებთან თანამშრომლობისთვის.

წერილის მიწერისა და შეხვედრის დანიშვნისას ფონდების მოძიების მთავარი მიზანი არ უნდა იყოს დონორისაგან დაფინანსების მიღება. შეხვედრა შეიძლება მოხდეს გაცნობის მიზნითაც. თქვენ შეგიძლიათ დონორებს წარუდგინოთ საკუთარი თავი, თქვენი ორგანიზაციის მიმართულებები და გრძელვადიანი თვალსაზრისით შესთავაზოთ თანამშრომლობა.

ეტაპი 3: სტრატეგიის დასახვა

დონორებთან ურთიერთობის სამოქმედო გეგმის შედგენის შემდეგ, შეგიძლიათ იმუშაოთ ფონდების მოძიების განყოფილების განვითარების სტრატეგიაზე.

გეგმა დაგეხმარებათ განსაზღვროთ, თუ რამდენი დონორის მოძიება მოგიწევთ თქვენთვის საჭირო თანხის მისაღებად.

ფონდების მოძიების განვითარების სტრატეგია

პირველ რიგში, გასაზღვრეთ რეალური შემოსავლის სიდიდე, რომლის მიღებასაც ისურვებდით წლის ბოლომდე.

ვთქვათ, თქვენი მიზანია წლის ბოლოსთვის შემოსავალი შეადგენდეს 300 000 ლარს. ამ შემთხვევაში ითვლება, რომ აღნიშნული თანხის 15%25 უნდა მოიძიოთ ერთი რომელიმე მსხვილი დონორისგან. მათგან უნდა მიიღოთ სასურველი თანხის დაახლოებით ნახევარი, ხოლო მეორე ნახევარი უნდა მოიზიდოთ საშუალო და მცირე დონორების მეშვეობით.

თუ თქვენს ორგანიზაციას არასოდეს მიუღია გრანტი 45 000 ლარის ოდენობით, მაშინ მცირეა იმის შანსი, რომ თქვენ მიიღებთ 3 000 000 ლარს წლის ბოლოს.

ეცადეთ, გქონდეთ ამბიციური, მაგრამ რეალური გეგმები.

როგორც ცხრილიდან ჩანს, 45 000 ლარის მოზიდვისათვის მოამზადეთ 3-5 შეთავაზება და მიმართეთ სხვადასხვა ორგანიზაციებს, 15 000 ლარის ღირებულების პროექტის მისაღებად, დაწერეთ 6-10 შეთავაზება და განახორციელეთ 2 ასეთი პროექტი და ა.შ.

მცირე პროექტები, მაგალითად 100 ლარის ღირებულებით, შეიძლება იყოს ინდივიდუალური შემოწირულობები, კომერციული საქმიანობიდან მიღებული თანხები (ტრენინგები, მცირე კონსულტაციები) და ა.შ.

ეტაპი 4: ურთიერთობის განვითარება

მხვილ დონორებთან თანამშრომლობის გაღრმავება დიდ ძალისხმევას მოითხოვს. მათი საჭიროებების განსაზღვრისთვის, შეადგინეთ კონკრეტული გეგმა, დაუმეგობრდით, გააცანით სხვა არასამთავრობო ორგანიზაციები და მიეცით არჩევანის საშუალება.

თუ თქვენი დონორი დაინტერესებულია თქვენი კონკურენტი არასამთავრობო ორგანიზაციით, არ დაუმალოთ რაიმე ინფორმაცია და არ ეცადოთ მისი გადმობირება. ასეთი მოქმედება თქვენთვის გრძელვადიან პერიოდში უფრო წამგებიანი იქნება.

ყოველთვის აგრძნობინეთ დონორებს, რომ პატივს სცემთ და პასუხისმგებლობით უდგებით მათ მიერ გამოყოფილ ნებისმიერ თანხას.

სწორად განსაზღვრეთ დონორთან ურთიერთოების ეტაპები და საკომუნიკაციო საშულებები. ტელეფონი გამოიყენეთ მხოლოდ შეხვედრის დანიშვნის მიზნით და არა მნიშვენლოვან საკითხებზე სასაუბროდ.

დონორებს შეხვდით და ესაუბრეთ პირისპირ. დაფინასებაზე საუბარი ყველაზე მიზანშეწონილია პირადი შეხვედრისას. შეხვედრის დასრულებისას აუცილებლად შეათანხმეთ შემდეგი შეხვედრის თარიღი.

წინასწარ განსაზღვრეთ დონორი ორგანიზაციების მიზნობრივი ჯგუფი ვისგანაც ითხოვთ დაფინანასებას და დაგეგმეთ მათთან მოლაპარაკების მიმართულებები. დონორთან მოლაპარაკების დაწყებამდე განსაზღვრეთ სასურველი თანხის ოპტიმალური მოცულობა.

ხშირად არასამთავრობო ორგანიზაციები ფიქრობენ: „არ აქვს მნიშვნელობა რამდენს მომცემთ, თითოეული ლარი ჩვენთვის ძალიან მნიშვნელოვანია“. ასეთ მსჯელობას არავითარი სარგებელი არ მოაქვს ორგანიზაციისთვის. პოტენციურმა დონორმა შეიძლება იფიქროს, რომ თქვენ გესაჭიროებათ 5 000 ლარი, რაც შეიძლება საზიანო იყოს თქვენთვის, რადგან დონორს აქვს 50 000 ლარის მოცემის საშუალება. ასეთ საკითხებზე პროფესიონალი ფონდების მაძიებლები როგორც წესი წინასწარ იღებენ გადაწყვეტილებებს.

ეფექტიანი პროექტის მომზადება გულისხმობს დონორისთსვის ისეთი პროექტის შეთავაზებას რაც მის ინტერესებისა და შესაძლებლობების ფარგლებშია.

რთულია დონორთან წინანადების შეთავაზებისთვის ოპტიმალური დროის შერჩევა. ასეთ შემთხვევაში დროის საუკეთესო მონაკვეთია ის პერიოდი, როდესაც დონორთან უკვე დამყარებული გაქვთ კარგი ურთიერთობა.

შეთავაზების ფორმა განსხვავებულია და შეესაბამება იმ ორგანიზაციას, რომლისთვისაც იწერება. მიუხედავად სპეციალური მოთხოვნებისა, რომლებსაც განსაზღვრავს კონკრეტული დამფინასებელი, არსებობს შეთავაზების სტანდარტული ნაწილები.

იმისათვის, რომ შეთავაზება დამტკიცდეს, საჭიროა გაიაროს სხვადასხვა ეტაპები. აღნიშნული ეტაპები განსხვავებულია სამოქალაქო და კერძო სექტორებისთვის. შეთავაზების დამტკიცების შემდეგ ფორმდება კონტრაქტი ან მტკიცდება გრანტი.

სამოქალაქო სექტორი

კერძო სექტორი

საგრანტო ხელშეკრულება - კონკრეტული მიზნებისა და ამოცანების განსახორციელებლად შეთანხმება, რომელიც ორგანიზაციის საქმიანობისთვის ფულად დახმარებას ითვალისწინებს.

სერვის-კონტრაქტი - შეთანხმება, რომლის თანახმადაც კონტრაქტორი ყიდულობს სერვისს ორგანიზაციისგან, რათა ხელი შეუწყოს კონტრაქტორის საქმიანობებისა და ვალდებულებების შესრულებას.

ამ ორი სახის კონტრაქტის ერთმანეთისგან გარჩევა მნიშვნელოვანია, რადგან საგრანტო ხელშეკრულების შემთხევაში ხელფასებზე გადასახადი 12%25-ია, ხოლო სერვის კონტრაქტისთვის ხელფასებზე 25%25 უნდა გადაიხადოთ.¹

ხშირად დამფინასებლების უმეტესობა აპლიკანტისგან ითხოვს სამოტივაციო წერილს და სწორედ მის საფუძველზე ახდენს აპლიკანტების პირველად გადარჩევას.

სამოტივაციო წერილის წარდგენის შემდეგ, ორგანიზაციას ეცნობება ტენდერის წარმომადგენელთან შეხვედრის თარიღი და ადგილი. აღნიშნული შეხვედრის მიზანია პროექტის განხილვა და სხვადასხვა დეტალების შეთანხმება.

შეთავაზება უნდა გაეგზავნოს პოტენციურ დამფინანსებელს დადგენილ ვადაში. ვადის განისაზღვრება პროექტის გამოცხადებისას და ითვალისწინებს დროის ოპტიმალურ პერიოდს შეთავაზების მოსამზადებლად.

პროექტის წარდგენის ვადას გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს. დაგვიანებული შეთავაზებები აღარ მიიღება.

შეთავაზების წარდგენის შემდეგ პოტენციურმა დამფინანსებელმა, შესაძლოა, განახორციელოს ვიზიტები შეთავაზების წარმდგენ ორგანიზაციაში, შეხვდეს მის თანამშრომლებს და დარწმუნდეს, რომ აღნიშნული ორგანიზაცია იმსახურებს პროექტის დაფინანსებას. შესაძლოა, აპლიკანტ ორგანიზაციას მოეთხოვოს პრეზენტაციის გაკეთება პოტენციური დამფინანსებელი ორგანიზაციის ხელმძღვანელობისათვის.

დაფინასების დამტკიცების ან უარის შესახებ აპლიკანტ ორგანიზაციას ეცნობება წერილობით ან ელექტრონული ფოსტის საშუალებით. უარის შემთხვევაში, როგორც წესი აპლიკანტს შეუძლია, გაეცნოს შეფასების დოკუმენტებს და დაადგინოს უარის მიზეზები.

იმ შემთხვევაში, თუ შეთავაზება დაფინანსდა, აპლიკანტს ეცნობება პროექტის ბიუჯეტი. როგორც წესი, შეთავაზება ფინანსდება მოთხოვნილზე ნაკლები თანხით. ამ დროს, აპლიკანტი და დამფინანსებელი მოლაპარაკებების შედეგად, ორივე მხარის შეხედულებების გათვალისწინებით, ამტკიცებენ საბოლოო ბიუჯეტს.

________________

1 სავარაუდოდ, 2009 წლის 1 იანვრიდან სერვის კონტრაქტის შემთხვევაში ხელფასებზე გადასახადი 20%25-იანი განაკვეთით განისაზღვრება.

შეთავაზების ავტორს აუცილებლად სჭირდება ისეთი ტექნოლოგიების გამოყენება, როგორიცაა კომპიუტერი, ინტერნეტი, ფაქსი და ა.შ. დონორებისა და პროექტების შესახებ ინფორმაციის მოპოვება შესაძლებელია ვებ-გვერდების მეშვეობით, თუნდაც ისეთი საძიებო სისტემების გამოყენებით, როგორიცაა Google, Yahoo, Excite, Alta Vista და ა.შ. არსებობს სპეციალური ვებ-გვერდები სადაც განხილულია ინფორმაცია დაფინანსების წყაროების შესახებ, მაგალითად www.grants.com. სხვადასხვა ელექტრონული ჟურნალებისა და გზამკვლევების საშუალებით ინფორმაციის მიღება ტენდერებსა და დაფინანსების შესაძლებლობებზე სულ უფრო მარტივი ხდება.

ინტერნეტით დაფინანსების წყაროს მოძიების შემდეგ ხდება სააპლიკაციო ფორმის გადმოწერა და შევსება. არის შემთხვევები, როდესაც ფორმა ივსება ინტერნეტში და პირდაპირ იგზავნება, თუმცა, ხშირად სააპლიკაციო ფორმა გადმოწერას და შევსებას საჭიროებს. აპლიკაციების უმრავლესობა არის ADOBE ფორმატში, ამიტომ აუცილებელია კომპიუტერში იყოს დაინსტალირებული პროგრამა Adobe Reader, რომლის გადმოწერაც შესაძლებელია ვებ-გვერდიდან www.adobe.com.

ინტერნეტში დარეგისტრირება, სხვადასხვა დონორი ორგანიზაციის ელექტრონული ბიულეტენების მიმღებად, დაგეხმარებათ მუდმივად ფლობდეთ ინფორმაციას გრანტების შესახებ.

შეთავაზების წერის ორგანიზების პროცესი

შეთავაზების წერის დროს ყოველთვის გასათვალისწინებელია მისი წარდგენის ბოლო ვადა, თუმცა ძირითადად ორგანიზაციები შეთავაზებას წერენ და წარადგენენ ბოლო მომენტში.

შეთავაზების წერის პროცესი მოითხოვს დროში სწორად გაწერასა და პროცესის ორგანიზებულ მართვას.

თუ შეთავაზება იწერება მხოლოდ ერთი ორგანიზაციის მიერ, მაშინ წერის პროცესში, შესაძლოა, მონაწილეობდნენ აღმასრულებელი დირექტორი, პროგრამული დირექტორი, შეთავაზების დაწერაზე პასუხისმგებელი პირი და პოტენციური პროექტის თანამშრომლები.

თუ შეთავაზებას წერს რამოდენიმე პარტნიორი ორგანიზაცია ერთად, მაშინ წერის პროცესში ჩართულნი არიან ინიციატორი ორგანიზაციიდან - ადმინისტრატორი და შეთავაზების ავტორი, ხოლო პარტნიორი ორგანიზაციებიდან - თითო წარმომადგენელი.

შეთავაზებაზე პასუხისმგებელი პირი უზრუნველყოფს, რომ წერის პროცესში ჩართულმა პირებმა იმუშაონ კოორდინირებულად და დაიცვან დონორი ორგანიზაციის მოთხოვნები.

შეთავაზების წერის დროს, შესაძლოა, გვჭირდებოდეს სხვადასხვა წიგნები, კვლევები და სხვა მასალები, მაგრამ უნდა შევეცადოთ, რომ მათი გამოყენების პროცესი არ იყოს ქაოტური და შეთავაზების წერის პროცესში მაგიდა არ იყოს სავსე დამხმარე მასალებით.

უმჯობესია, თუ შეთავაზების დაწერისთვის საჭირო მასალებს დავალაგებთ კატეგორიების მიხედვით. არსებობს რამდენიმე კატეგორია:

სტატისტიკური ინფორმაცია შეთავაზებაში განხილული ძირითადი პრობლემის შესახებ;

ორგანიზაციისა და პროექტის პარტნიორი ორგანიზაციების სამოქმედო გეგმები;

ორგანიზაციისა და პარტნიორი ორგანიზაციების ბიუჯეტები, მხარდაჭერისა და სარეკომენდაციო წერილები.

დიდ ორგანიზაციებში ფონდების მოძიების განყოფილებას დაქირავებული ყავს გამოცდილი ექსპერტი, რომელიც გადახედავს შეთავაზებას და ამოწმებს სწორად არის თუ არა დასმული პრობლემა და მისი გადაჭრის გზები. ექსპერტი ასევე განიხილავს ბიუჯეტის ყველა მუხლს და შეთავაზების დანართებს.

შეთავაზება სასურველია მომზადდეს ვადაზე ადრე რადგან შესაძლებელი იყოს მისი გადახედვა ორგანიზაციის მმართველი რგოლის მიერ, ან თუნდაც პარტნიორი ორგანიზაციების მიერ.

შედეგად, შესაძლოა, შეთავაზებაში შევიდეს ცვლილებები, დონორ ორგანიზაციასთან საბოლოო წარდგენამდე.

თუ შეთავაზება მზადდება ბოლო მომენტში, შესაძლოა, პატარა უმნიშვნელო ტექნიკურმა დეტალმაც კი შეაფერხოს მისი დროული წარდგენა.

წინასწარ გადაამოწმეთ გაქვთ თუ არა ქაღალდი საკმარისი რაოდენობა, კარტრიჯი, კონვერტი, კალამი და სხვა ნივთები, რომელთა გამოყენებაც საჭიროა, ვიდრე შეთავაზების ელექტრონულ ვარიანტს დონორ ორგანიზაციასთან წარსადგენ დოკუმენტაციად აქცევთ. ყოველთვის არის საშიშროება კომპიუტერი ბოლო მომენტში გამოვიდეს მწყობრიდან, ამიტომ რეკომენდირებულია, მომზადებული შეთავაზების ასლი შეინახოთ სხვა ალტერნატიულ ადგილას, მაგალითად დისკზე.

შეთავაზებების 50%25 ვერ ფინანსდება ტექნიკური ხარვეზების გამო, ამიტომ აუცილებელია, თავი დავიზღვიოთ შესაძლო პრობლემებისგან და მაქსიმალურად ვაკონტროლოთ შეთავაზების მომზადების პროცესი.

შეთავაზების დაწერის სტილი და ფორმატი

შეთავაზების შინაარსი და სტილი განსხვავებულია შეთავაზების მიმღები დონორი ორგანიზაციის შესაბამისად. თუ შეთავაზება იწერება ბიზნეს ორგანიზაციისვის, მაშინ სტილი უნდა იყოს ოფიციალური, მაგრამ ადვილად აღსაქმელი. ოფიციალური ტიპის შეთავაზებში არ გამოიყენება

ისეთი წინადადებები, როგორიცაა: „მე ვფიქრობ“, „ჩემი შეხედულებიდან გამომდინარე...“ და ა.შ.

შეთავაზებაში გამოყენეთ პროექტის სფეროსთან დაკავშირებული სპეციფიკური ტერმინოლოგიები.

ფონდისთვის შეთავაზების დაწერა შედარებით უფრო მარტივია და არ მოითხოვს ოფიციალური სტილის დაცვას. შეთავაზება უნდა იყოს მარტივი და შეიცავდეს კონკრეტულ მიზნებსა და ამოცანებს. ასეთი ტიპის შეთავაზებისთვის, როგორც წესი, დადგენილია 3-6 გვერდიანი მოცულობა და მისი წერის სტილი არის უფრო მეტად სტატიური, ვიდრე ოფიციალური. მიუხედავად ამისა, ფონდთან წარსადგენ შეთავაზებაში არ შეიძლება გამოყენებულ იქნას პროფესიული ჟარგონები.

ორივე ტიპის შეთავაზება უნდა იყოს გრამატიკულად და სტილისტურად გამართული. გასათვალისწინებელია შეთავაზების ვიზუალური მხარეც, კერძოდ თვალსაჩინო თავები და ქვეთავები. შეთავაზების წერისას გამოიყენეთ ადვილად წაკითხვადი სტანდარტული ტიპის ფონტები. არასასურველია სათაურებისა და გრაფიკული ჩანართების გაფორმება სხვადასხვა ფერებში. შესაძლოა, თქვენი შეთავაზება გადაამრავლოს ფონდის წარმომადგენელმა განსახილველად და ფერების სიმრავლემ გამოიწვიოს ტექსტის ხილვადობის პრობლემები.

საპროექტო შეთავაზების მოკლე აღწერა

საპროექტო შეთავაზების მოკლე აღწერა იწერება მას შემდეგ, რაც დაიწერება შეთავაზების სხვა ძირითადი ნაწილები. მოკლე აღწერის მოცულობა, როგორც წესი, არ აღემატება ერთ გვერდს და გამოიყენება დონორი ორგანიზაციის მიერ, პროექტის მოკლე შინაარსის აღსაქმელად. პროექტის დაფინანსების შემდეგ მოკლე აღწერა გამოიყენება საზოგადოებისთვის პროექტის შინაარსის გასაცნობად.

მოკლე აღწერა არის მთლიანად პროექტის მოკლე შინაარსი და არა საპროექტო შეთავაზების შემოკლებული ვარიანტი.

მოკლე აღწერის მომზადებისას გაითვალისწინეთ შემდეგი რჩევები:

√აღნიშნეთ, თუ რომელი ორგანიზაცია აკეთებს საპროექტო შეთავაზებას;

√აღწერეთ პროექტის მიზნობრივი აუდიტორია;

√მოკლედ ჩამოაყალიბეთ პროექტის საჭიროება/პრობლემა, გამოიყენეთ სტატისტიკური მონაცემები, რათა დაასაბუთოთ მისი აღმოფხვრის საჭიროება;

√მოკლედ ჩამოაყალიბეთ პროექტის მიზნები და ამოცანები;

√მოკლედ აღწერეთ შეფასების გეგმა და განიხილეთ პროექტის მოსალოდნელი შედეგები;

√განსაზღვრეთ „რაოდენობაზე ორიენტირებული“ მაჩვენებელი.

პროექტის სახელწოდება და პირველი გვერდი

ჩამოაყალიბეთ პროექტის სახელწოდება, რომელიც ნათლად ასახავს პროექტის ძირითად მიზანს.

პროექტის სახელწოდება უნდა იყოს მოკლე და ლაკონური და არ უნდა იმეორებდეს სხვა ორგანიზაციის მიერ წარსულში განხორციელებული პროექტების სახელწოდებებს.

პროექტის სახელწოდება იწერება საპროექტო შეთავასების პირველ გვერდზე. არ არსებობს პროექტის პირველი გვერდის სტანდარტული ფორმატი, თუმცა არსებობს ძირითადი ჩამონათვალი რას აუცილებლად უნდა იყოს ასახული:

√პროექტის სახელწოდება;

√საპროექტო შეთავაზების წარმდგენი ორგანიზაციის დასახელება;

√საპროექტო შეთავაზების წარმდგენი ორგანიზაციის მისამართი;

√პოტენციური დონორი ორგანიზაციის დასახელება;

√პროექტის დაწყებისა და დასრულების თარიღი;

√დონორი ორგანიზაციისგან მოთხოვნილი თანხის ოდენობა.

როდესაც ფონდი აცხადებს ტენდერს, ხშირ შემთხვევაში, თავად ადგენს ძირითად მიმართულებებსა და პრიორიტეტებს. მეორეს მხრივ, შეთავაზების წარმდგენი ორგანიზაციები ცდილობენ პროექტის შინაარსი თავიან მისიასა და პრიორიტეტებს მოარგონ.

ორგანიზაციამ საპროქტო შეთავაზების მომზადებისას უნდა გაითვალისწინოს და გამოიყენოს შემდეგი ორგანიზაციული საკითხები:

ზემოთ აღნიშნული საკითხების გაანალიზებით ფონდების მაძიებელი კარგად აცნობიერებს კონკრეტულ საჭიროებებს და შეთავაზების დაწერის პროცესიც მარტივდება.

მაგ.: ორგანიზაცია ახორციელებს საგანმანათლებლო პროგრამებს სკოლის მოსწავლეებისთვის და სურს მომავალში გააფართოვოს საქმიანობა და სტუდენტებსაც შესთავაზოს კურსები. ამასთან, ორგანიზაციას არ გააჩნია კავშირები სტუდენტურ პროგრამებსა და ინსტიტუტებთან, რაც დაეხმარებოდა ახალი პროგრამის განხორციელებაში. ასეთ შემთხვევაში შეთავაზებაში ფონდების მაძიებელმა უნდა აღნიშნოს რომ დაფინანსების შემთხვევაში დაამყარებს ახალ ურთიერთობებს საგანმანათლებლო ორგანიზაციებთან, რაც ხელს შეუწყობს პროექტის წარმატებულ განხორციელებაში.

დაფინანსების მიმღები ორგანიზაციის მსგავსად დონორ ორგანიზაციასაც გააჩნია გარკვეული მოლოდინები პროექტის განხორციელების შემდეგ.

დონორები არ აფინანსებენ ორგანიზაციებს უბრალოდ დახმარების მიზნით, მათ სურთ მიიღონ კონკრეტული შედეგი და სარგებელი დაფინანსებული პროექტიდან.

შესაძლოა, დონორი ორგანიზაციის მოლოდინი იყოს ცნობადობის გაზრდა საზოგადოებაში და საზოგადოების კეთილგანწყობის მოპოვება. სწორედ ამიტომ, შეთავაზების დაწერისას უნდა გავითვალისწინოთ დონორი ორგანიზაციის მოლოდინები და ავღნიშნოთ თუ რა სარგებელი შეიძლება მოუტანოს პროექტმა დამფინანსებელს.

საპროექტო შეთავაზების გარდა დონორები ორგანიზაციის დაფინანსების შესახებ გადაწყვეტილების მიღებისას სხვა ფაქტორებსაც ითვალისწინებენ. კვლევის შედეგებმა აჩვენა რომ (სულ გამოიკითხა 164 დონორი ორგანიზაცია) დაფინანსებისას გადაწყვეტილების პროცესზე მოქმედებს შემდეგი ფაქტორები:

√ორგანიზაცია ნათლად წარმოაჩენს, თუ რა სარგებელს იღებენ მისი ბენეფიციარები;

√თანამშრომლობს პარტნიორ ორგანიზაციებთან;

√მხარს უჭერს სხვა ორგანიზაციებს;

√ითვალისწინებს კულტურულ ასპექტებს;

√ფოკუსირებას ახდენს პრობლემების გადაჭრაზე;

√ორგანიზაციას განხორციელებული აქვს წარმატებული პროექტები;

√მუდმივად ნერგავს ახალ, ინოვაციურ პროგრამებს;

√გააჩნია დაფინანსების სხვა წყაროები;

√გააჩნია წარსულში აღნიშნულ ფონდთან თანამშრომლობის გამოცდილება;

√აქვს კარგი რეპუტაცია საზოგადოებაში და თავის საქმიანობის სფეროში მოღვაწე ორგანიზაციებში;

√ჰყავს კომპეტენტური და პროფესიონალი თანამშრომლები.

თუ თქვენი ორგანიზაცია წარადგენს კარგ შეთავაზებას და ამავდრულად აკმაყოფილებს ზემოთ აღნიშნულ კრიტერიუმებს ჩათვალეთ რომ დაფინანსების მოპოვების შანსი საკმაოდ დიდია.

კვლევის დროს დონორმა ორგანიზაციებმა დაასახელეს ორი ძირითადი ფაქტორი, რაც უარყოფითად მოქმედებს პროექტის დაფინანსების პროცესზე, აღნიშნული ფაქტორებია:

საპროექტო შეთავაზების შეფასება

საპროექტო შეთავაზების შეფასების დროს ფასდება შეთავაზების თითოეული ნაწილი და შემდეგ ხორციელდება შეჯამება. შეფასების დოკუმენტში აღწერილია შემდეგი საკითხები:

დონორი ორგანიზაციები აფინანსებენ რეალისტურ პროექტებს, აქვთ მოლოდინები და სურთ, შეთავაზებაში დაინახონ პროექტის განხორციელებით მიღებული შედეგები.

თუ ორგანიზაცია გადააჭარბებს დონორის მოლოდინებს და პროექტი მიაღწევს დაგეგმილზე უკეთეს შედეგს, დონორ ორგანიზაციასთან შემდგომი თანამშრომლობა გარანტირებულია.

დონორები მარტივად აფინანსებენ ისეთ ორგანიზაციებს, რომლებთან მუშაობის გამოცდილებაც აქვთ და რომელთა შესაძლებლობებსაც იცნობენ. სწორედ ამიტომ, რეკომენდირებულია დონორ ორგანიზაციებთან კონტაქტის გამყარება და მომავალ თანამშრომლობაზე ფიქრი. ამისათვის საჭიროა მუდმივად შეხვედრები დონორი ორგანიზაციის წარმომადგენლებთან, ახალი იდეების შეთავაზება და დისკუსია შესაძლო სამომავლო მიმართულებებზე.

საჭიროებებზე დაფუძნებული პროექტის მომზადება

საპროექტო შეთავაზების მომზადებამდე აუცილებელია კარგად გააცნობიეროთ და გაანალიზეთ პროექტის მიზანი, მოსალოდნელი შედეგები და სარგებელი პროექტის ბენეფიციარებისთვის.

საჭიროებების ჩამოყალიბებისთვის მნიშვნელოვანია სხვადასხვა მონაცემების დამუშავება და ანალიზი. სასურველია შეთავაზება შევადგინოთ მოცემული 9 ნაბიჯის გათვალისწინებით:

1. პრობლების/საჭიროების გაანალიზება - უპასუხეთ შემდეგ კითხვებს: რატომ არსებობს პრობლემა? კონკრეტულად რაში მდგომარეობს? ვინ/რა წარმოქმნის პრობლემას? რა ფაქტორები ახდენს გავლენას პრობლემაზე/საჭიროებაზე?

2. იდეების გენერირება - იფიქრეთ კრეატიულად და თავისუფლად: რა შეიძლება გაკეთდეს პრობლემის გადასაჭრელად? როგორ შეიძლება პრობლემა გადავჭრათ ისე, რომ მივიღოთ დადებითი შედეგი და არ წარმოვქმნათ სხვა პრობლემა? გააანალიზეთ, თქვენს გარდა ვინ შეიძლება ჩაერთოს აღნიშნული პრობლემის მოგვარების პროცესში, რათა მიღწეულ იქნას ეფექტიანი შედეგები.

3. შეარჩიეთ გადაწყვეტილება - გაიაზრეთ თეთოეული მიმართულება პრობლების გადაჭრისთვის და ამოარჩიეთ მათ შორის საუკეთესო. ჩამოაყალიბეთ პრობლემის გადაჭრის მოკლე და კონკრეტული თეორია.

4. აღწერეთ მოსალოდნელი შედეგები და სარგებელი - რა იქნება პროექტის შედეგი? რა სარგებელს მიიღებენ პროექტის ბენეფიციარები (როგორც მოკლევადიან, ასევე გრძელვადიან პერიოდში)? რა სარგებელს მიიღებს საგოზადოება?

5. იფიქრეთ დაბრკოლებებზე - არის თუ არა ორგანიზაციაში ყველა პირობა იმისთვის, რომ პროექტი განხორციელდეს წარმატებულად? მზადაა თუ არა ორგანიზაცია აღნიშნული პროექტისათვის?

6. განსაზღვრეთ კონრეტული ამოცანები - რა ძირითადი ამოცანები უნდა შესრულდეს პროექტის დაწყებისთვის: საჭირო კავშირები, პროექტში თანამშრომლების ჩართულობა, პროექტის განხორციელებისთვის საჭირო ოფისის არსებობა და ა.შ.

7. საჭირო რესურსების შეფასება - აღნიშნული პუნქტი მოიცავს როგორც ადამიანურ, ასევე ტექნიკურ რესურსებს: რა რესურსებია საჭირო პროექტის განხორციელებისთვის და რა ხარჯებთანაა დაკავშირებული მათი გამოყენება? საკმარისია თუ არა არსებული რესურსები და საჭიროა თუ არა გარე პირების დაქირავება? რატომ უნდა გამოვიყენოთ პროექტისთვის ეს კონკრეტული რესურსები?

8. მოახდინეთ პრობლების გადაჭრისა და სარგებლის მიღებისთვის საჭიროებების რეგულირება - ხშირ შემთხვევაში შეთავაზების წერის დროს ჩვენ ვფიქრობთ პროექტზე, რომლის ღირებულებაც აღემატება დონორი ორგანიზაციის მიერ გათვალისწინებულ დაფინანსებას. ამიტომ უნდა შევეცადოთ შეთავაზებაში დავსახოთ ისეთი პრობლემა, რომლის გადაჭრაც შესაძლებელია კონკრეტული აქტივობების განხორციელებით და ეს პრობლემა უნდა იყოს ყველაზე ოპტიმალური სხვა ვარიანტებთან შედარებით.

9. განსაზღვრეთ შედეგების შეფასების მეთოდები - ჩამოვაყალიბოთ პროექტის წარმატებულობის შეფასების კრიტერიუმები, გამოვავლინოთ მიაღწია თუ არა პროექტმა დასახულ მიზანს?

აღნიშნული 9 ნაბიჯის გათვალისწინებით შედგენილი შეთავაზება კარგად გაანალიზებული და ჩამოყალიბებულია და ხშირ შემთხვევაში ფინანსდება დონორი ორგანიზაციების მიერ.

პროექტის წარმატებულად განხოციელების შემდეგ დონორ ორგანიზაციას ყოველთვის აინტერესებს აპირებთ თუ არა პროექტის გაგრძელებას მომავალში და როგორ გეგმავთ ფინანსური სახსრების მოძიებას. ორგანიზაციების უმეტესობა გეგმავს წარმატებული პროექტის სამომავლოდ გაგრძელებას და შეიმუშავებს ძირითად პრიორიტეტებსა და მიმართულებებს მიღებული გამოცდილოების გათვალისწინებით, თუმცა როგორც წესი, არასამთავრობო ორგანიზაციები არ ფიქრობენ პროექტის საკუთარი სახსრებით გაგრძელებაზე, ისინი გეგმევენ არსებულ დონორებთან სამომავლო თანამშრომლობას.

დონორები კმაყოფილნი არიან წარმატებულად განხორციელებული პროექტებით, თუმცა არც ერთ დონორს არ მოსწონს, როდესაც ორგანიზაცია პროექტის დასრულების შემდეგ საერთოდ აღარ აგრძელებს მუშაობას ამ მიმართულებით.

ასეთ შემთხვევაში დონორი აღმოაჩენს, რომ ორგანიზაციას აღნიშნული პროექტი არ განუხორციელებია პრობლემის გადაჭრისთვის, მან უბრალოდ ფინანსური სახსრები მოიზიდა დონორი ორგანიზაციისგან.

სწორედ ამიტომ, გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს დონორ ორგანიზაციებთან თანამშრომლობას, მიმდინარე პროექტის პერიოდში ახალი პრიორიტეტების დასახვასა და სამომავლო გეგმების განხილვას. დონორთან მუდმივი მოლაპარაკებები არწმუნებს მას თქვენი ორგანიზაციის საიმედოობაში.

ასეთ შემთხვევაში მიმდინარე პროექტის დასრულებამდე იწერება ახალი პროექტი, რომელიც დაიწყება მიმიდნარე პროექტის დასრულებისთანავე. ახალი პროექტი შესაძლოა იყოს წინა პროექტის გაგრძელება ან სრულიად განსხვავებული.

საჭიროების/პრობლემის აღწერა საპროექტო შეთავაზების ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი ნაწილია. აღნიშნულ ნაწილში განხილული უნდა იყოს 4 ძირითადი საკითხი:

1. პრობლემის შინაარსი და მოცულობა - რაში მდგომარეობს პრობლემა და რამდენად არსებობს მისი მოგვარების საჭიროება?

2. პრობლემაზე მოქმედი ფაქტორები - ფაქტორების განხილვა და ანალიზი, რამდენად მოქმედებს ესა თუ ის ფატორი არსებულ პრობლემაზე?

3. პრობლემის/საჭიროების გავლენა - რა გავლენას ახდენს პროექტის ბენეფიციარებზე არსებული პრობლემა?

4. პროექტის განხორციელების შედეგად პრობლემის გადაჭრის შესაძლებლობები - რა თეორიული პერსპექტივები უზრუნველყოფენ პრობლემის გადაჭრას?

პროექტის მიზნები, ამოცანები და განსახორციელებელი აქტივობები

ხშირად მიზნებს და ამოცანებს ერთმანეთთან აიგივებენ, თუმცა საპროექტო შეთავაზების მომზადების პროცესში ეს ორი ნაწილი ერთმანეთისგან მკვეთრად განსხვავდება.

პროექტის მიზანი - ძირითადი პრიორიტეტი, რომელსაც ემსახურება კონკრეტული პროექტი.

პროექტის ამოცანა - პროექტის მიმართულებები, რომლებიც ემსახურება მიზანს და მიიღწევა კონკრეტული საქმიანობების განხორციელებით. როგორც წესი, საპროექტო შეთავაზებაში დასახულია 2-3 ამოცანა.

არსებობს ორი ტიპის ამოცანა: მიმდინარე და შედეგობრივი.

მიმდინარე ამოცანები

მიმიდინარე ამოცანები არ ასახავს პროექტის გავლენას ბენეფიციარებზე, ისინი მუშავდება მხოლოდ იმიტომ, რომ კონკრეტული საქმიანობები განხორციელდეს პრობლემის ან საჭიროების მოგვარებისთვის. მიმდინარე ამოცანები არის პროცედურული საქმიანოებები, რომლებიც ემსახურება პროექტის შედეგობრივი ამოცანების განხორციელებას.

მიმდინარე ამოცანების სახავენ ორგანიზაციის თანამშრომლები ერთობლიოვად იდეების გენერირების საფუძველზე და გამოიყენებენ პროექტის განხორციელებისას შიდა საქმიანობებისთვის.

მიმდინარე ამოცანები არ აისახება საპროექტო წინადადებაში.

შედეგობრივი ამოცანები

შედეგობრივი ამოცანების მიზანია ასახოს პროექტის განხორციელებით მისაღები შედეგები და პროექტის ბენეფიციარების სარგებელი. პროექტის განხორცილებით შესაძლოა მიიღწეს შემდეგი შედეგები:

√გაუმჯობესებული ქცევა;

√გაუმჯობესებული უნარები;

√შეხედულებების, ღირებულებების ცვლილება;

√ცოდნისა და ინფორმირებულობის გაზრდა;

√სხვადასხვა პირობების გაუმჯობესება;

√ინსტიტუციონალური ანდა სისტემური ბარიერების გაქრობა;

√უფრო მეტად ეფექტური პოლიტიკა, ინსტრუქციები და კანონები.

საპროექტო წინადადებაში დასახული ამოცანები უნდა ითვალისწინებდეს შემდეგ კომპონენტებს:

დროში გაწერილი გეგმა;

განსაზღვრული მიზნობრივი აუდიტორია;

პროექტის ბენეფიციარების რაოდენობა;

მოსალოდნელი გაზომვადი შედეგები და სარგებელი;

გეოგრაფიული ადგილმდებარეობა.

არსებობს 3 ტიპის შედეგი, რომელიც შესაძლოა, გამოიწვიოს კონკრეტული ამოცანის შესრულებამ, როგორიცაა:

1. ძირითადი (პირველადი) შედეგები - პირველადი სარგებელი ან ცვლილება, რაც აისახება პროექტის ბენეფიციარებზე (მაგალითად, ცვლილებები პროგრამის ბენეფიციარების შეხედულებებში, ცოდნასა და უნარებში). აღნიშნული კომპონენტები, შესაძლოა, არ იყოს დიდი მნიშვნელობის პროგრამის ბენეფიციარებისთვის, მაგრამ აუცილებლად იქნება სასარგებლო და, თავის მხრივ, ჩაითვლება მიღწეულ შედეგად.

2. საშუალოვადიანი შედეგები - ცვლილებები პროგრამის ბენეფიციარების ქცევაში, ახალი ცოდნისა და უნარების შეძენა.

3. გრძელვადიანი შედეგები - მიღებული საუკეთესო შედეგები, რაც შეიძლება გათვალისწინებული იყოს ამოცანის დასახვისას. ასეთი ტიპის შედეგები დიდ გავლენას ახდენს პროექტის ბენეფიციარებზე და მათზე დადებითად აისახება.

პროექტის განხორციელების გეგმა არის საპროექტო შეთავაზების ყველაზე პრაქტიკული და საინტერესო ნაწილი. გეგმის საშუალებით ნათლად ჩანს, რის გაკეთებას გეგმავთ და დროის რა პერიოდია საჭირო თითოეული აქტივობისათვის.

მიზნისა და ამოცანების ჩამოყალიბების შემდეგ საპროექტო შეთავაზების ეს ნაწილი დეტალურად უნდა გაიწეროს. მის საფუძველზე დამფინანსებელი ნათლად ხედავს, თუ როგორ აპირებს ორგანიზაცია დასახული ამოცანების განხორციელებას. გეგმა მოიცავს თითოეული მიზნისთვის განსახორციელებელი კონკრეტული აქტივობებსა და ვადებს.

მოსამზადებელი საქმიანობები

პროექტის მიზნის მისაღწევად საჭიროა სხვადასხვა საქმიანობების განხორციელება, რაც მოითხოვს სხვადასხვა ადამიანურ და ტექნიკურ რესურსებს, (მაგ: თანამშრომლები, მოხალისეები, სხვა ორგანიზაციები, ტექნიკური აღჭურვილობები და ა.შ.).

მოსამზადებელი საქმიანობების მიზანია პროექტის აქტივობების განხორციელების ხელშეწყობა.

მოსამზადებელი საქმიანობა შესაძლოა იყოს:

კადრებით უზრუნველყოფა;

პროექტის განხორციელებისთვის ადგილმდებარეობის შერჩევა;

სპეციალური ტექნიკური აღჭურვილობებით უზრუნველყოფა;

პროექტის მასალების მომზადება;

პარტნიორ ორგანიზაციებთან თანამშრომლობის გეგმების შედგენა;

საზოგადოებასთან კომუნიკაცია და თანამშრომლობა;

პროექტში ბენეფიციარების ჩართულობის სტრატეგიის მომზადება;

შედეგების შეფასების მექანიზმებისა და მეთოდოლოგიების განსაზღვრა.

პროექტის განხორიცლებასთან დაკავშირებული საქმიანობები

ამ ნაწილში გათვალისწინებულია არა ტექნიკური ხასიათის საქმიანობები, რომლებიც ემსახურება პროექტის განხორციელებას. აღნიშული საქმიანობები იყოფა 5 ძირითად კატეგორიად:

რა არის ტრენინგის მიზანი?

რას მოიცავს ტრენინგი?

რა კრიტერიუმებით შეირჩევა ტრენერი?

როგორი იქნება ტრენინგის ფორმატი და გრაფიკი?

რა დამატებითი მოლოდინები აქვთ ტრენინგის მონაწილეებს და როგორ შეგვიძლია მათი დაკმაყოფილება?

ვინ არის მიზნობრივი ჯგუფი?

როგორია საინფორმაციო მასალების შინაარსი და ფორმატი?

როგორ ამუშავებთ ინფორმაციას და ვინ მონაწილეობს დამუშავების პროცესში?

ვინ არის პასუხისმგებელი საინფორმაციო მასალების გადამოწმებაზე გავრცელებამდე?

რა გზით გაავრცელებთ ინფორმაციას?

რა არის კონსულტაციების გამართვის მიზანი? კონსულტაციის რა სტრატეგიებსა და ტექნიკას გამოიყენებთ?

რას მოიცავს საკოსულტაციო პროცესი და რა ფორმატში ტარდება?

რა ძირითადი საკითხები განიხილება?

რა დამატებითი რესურსები დასჭირდებათ პროგრამის მონაწილეებს?

დასახეთ რაოდენობრივი უარყოფითი მაჩვენებლების შემცირების გეგმები.

რა რესურსები ან საშუალებებია საჭირო?

რომელია საზოგადოებისთვის აღნიშნული საშუალებების მიწოდების საუკეთესო გზა?

როდის, სად და როგორ მოხდება აღნიშნული საშუალებების მიწოდება?

ვინ მოახდენს მათ მიწოდებას?

საჭიროა თუ არა რაიმე დამატებითი აღჭურვილობები ან მასალები?

როგორია არსებული საკითხის კვლევის მონაცემები და შედეგები?

რომელი ინსტრუქციები და კანონები საჭიროებს ცვლილებებს?

რომელი კოალიციები და ორგანიზაციები უნდა მუშაობდნენ აღნიშნული ცვლილებების შეტანაზე?

განსაზღვრეთ ეფექტური სტრატეგია ეფექტიანი ცვლილებების მისაღწევად. რომელია მნიშვნელოვანი მედიასტრატეგიები?

რა კომპრომისებზე წასვლა შეიძლება?

პროექტის საქმიანობის ფარგლები

საპროექტო შეთავაზების დაფინანსებისას დონორი ორგანიზაციები დიდ ყურადღებას აქცევენ საქმიანობის ფარგლების აღწერას, რადგანაც ამ ნაწილში ჩანს თითოეული მიზნისა და ამოცანის ფარგლებში გათვალისწინებული აქტივობები, დროის პერიოდი და განსახორციელებელი საქმიანოებების შეფასების მეთოდები.

პროექტის სამოქმედო გეგმა

სამოქმედო გეგმა არის პროექტის ფარგლებში განსახორციელებელი აქტივობების თანმიმდევრული, დროში გაწერილი ვიზუალური ასახვა. სამოქმედო გეგმა კარგად აჩვენებს, თუ რა ეტაპებისა და ფაზებისგან შედგება პროექტი და დროის რა პერიოდია გათვალისწინებული თითოეულ საქმიანობაზე. სამოქმედო გეგმიდან პროექტის დამფინანსებელი ნათლად ხედავს კონკრეტულ პერიოდში დაგეგმილ კონკრეტულ საქმიანობებს, ხოლო პროექტის განმახორციელებელი სამოქმედო გეგმის მეშვეობით აკონტროლებს პროექტის მიმდინარეობას და ვადებს.

არსებობს სამოქმედო გეგმის სხვადასხვა ვარიანტი. მთავრია, გეგმაში ნათლად ჩანდეს თითოეული აქტივობისთვის განსაზღვრული დრო. სამოქმედო გეგმის მომზადებისას:

√ჩამოწერეთ ძირითადი საქმიანობები;

√განსაზღვრეთ და გამოთვალეთ დროის პერიოდი, რომელიც საჭიროა თითოეული საქმიანობის განსახორცილებლად;

√განსაზღვრეთ, როგორ განვითარდება და განხორციელდება კონკრეტული საქმიანობა დროის კონკრეტულ პერიოდში.

სამოქმედო გეგმაში დროის პერიოდი ძირითადად იყოფა თვეებად ან კვარტლებად და განსახორციელებელი აქტივობები ჩამოთვლილია დროის პერიოდში მისი განხორციელების თანმიმდევრობის მიხედვით.

პროექტის შეფასების გეგმის შემუშავებას აქვს განსაკუთრებული მნიშვნელობა.

შეაფასეთ, თუ რა (შედეგის შეფასება) და როგორ (პროცესის შეფასება) განხორციელდა.

შეფასების მექანიზმების წარმოება სასარგებლო და მნიშვნელოვანია როგორც პროექტის დამფინანსებლის ასევე განმახორციელებლისთვის. პროექტის დამფინანსებელს შეფასების დოკუმენტი საშუალებას აძლევს:

რაც შეეხება თვითონ პროექტის განმახორციელებელ ორგანიზაციას, მისთვის შეფასების დოკუმენტს გააჩნია შემდეგი დანიშნულება:

როდესაც ვამზადებთ შეფასების გეგმას, სასურველია გვახსოვდეს, რომ ეს არის გეგმა, რომლითაც ვაფასებთ მივაღწიეთ თუ არა პროექტის ფარგლებში დასახულ ამოცანებს.

პროექტის ამოცანები არის მხოლოდ „დაპირება“, ხოლო შეფასების გეგმა არის დასტური რომ ეს „დაპირება“ შესრულდა და ამოცანები განხორციელდა.

პროექტის პროცესის შეფასება

პროცესის შეფასება გულისხმობს იმ პროცედურების შეფასებას, რომლებიც ხორციელდება პროექტის მიმდინარეობისას. ასეთი შეფასების ძირითადი მიზანია, შეგროვდეს ინფორმაცია პროექტის მიმდინარეობის დროს და განისაზღვროს აღწევს თუ არა პროექტის ფარგლებში განხორციელებული აქტივობები დასახულ მიზნებს და პასუხობს თუ არა პროექტის ამოცანებს. ასეთი ტიპის შეფასება გულისხმობს პროექტის მიმდინარეობის დეტალურ მონიტორინგს. შეფასება შეიძლება მოიცავდეს ისეთ საკითხებს, როგორიცაა:

პროცესის შეფასების მიდგომები და ძირითადი ასპექტები დამოკიდებულია პროექტის სპეციფიკაზე, თუმცა არსებობს მეტ-ნაკლებად სტანდარტული საკითხები, რომლებიც გასათვალისწინებელია პროექტის მიმდინარეობის პროცესის შეფასებისას.

ტრენინგები/საგანმანათლებლო პროგრამები

პროდუქტების/მასალების განვითარება

სამიანობებისა და პროცედურების გაუმჯობესება

პირობების გაუმჯობესება

პროექტის შედეგის შეფასება

პროექტის შედეგის შეფასება განსაზღვრავს, თუ რამდენად ეფექტიანად იქნა მიღწეული პროექტის ამოცანები. განსხვავებით პროექტის პროცესის შეფასებისგან, სადაც ფასდება თუ როგორ იქნა მიღწეული შედეგი, პროექტის შედეგის შეფასებისას დგინდება თუ როგორ შედეგს მიაღწია პროექტმა და რა სარგებელი მიიღეს პროექტის ბენეფიციარებმა და საზოგადოებამ. ასეთი ტიპის შეფასების სისტემას ზოგჯერ უწოდებენ პროგრამის „So What“-ს, რაც გულისხმობს თუ რა სამიანობები განხორციელდა და რა ცვლილებები გამოიწვია პროექტმა?

არსებობს პროექტის შედეგის შეფასების მარტივი და კომპლექსური სქემა. პროექტის შედეგის შეფასების მარტივი სქემით შეიძლება გავიგოთ თუ რა ცვლილებები გამოიწვია პროექტის აქტივობებმა ბენეფიციარებისათვის, ხოლო კომპლექსური სქემის მეშვეობით აღნიშნული ცვლილება ფასდება ეფექტიანობის დონის, სტრატეგიული მიდგომებისა და ტექნოლოგიების კუთხით.

პროექტის შედეგის შეფასებისთვის აუცილებელია პროექტის დაწყებისთანავე გაითვალისწინოთ შემდეგი ფაქტორები:

პროექტის შეფასების გეგმის შინაარსი მნიშვნელოვნადაა დამოკიდებული პროექტის სპეციფიკაზე, თუმცა არსებობს შეფასების სტანდარტული ეტაპები, რომლებიც გაითვალისწინება პროექტის შეფასების დროს.

პროექტის შეფასების გეგმის ნიმუში

I. განსაზღვრეთ შეფასების მიზნები;

II. აღწერეთ შეფასების დოკუმენტის ფორმატი;

III. განსაზღვრეთ, რა კომპონენტები იქნება გაანალიზებული და შეფასებული;

IV. ჩამოაყალიბეთ მონაცემების შეგროვების გეგმა:

V. განსაზღვრეთ შერჩევის გეგმა (ასეთის საჭიროების შემთხვევაში);

VI. განიხილით მონაცემების ანალიზის ტექნოლოგიები;

VII. გაითვალისწინეთ კულტურული და ადამიანური ფაქტორები;

VIII. აღწერეთ, ვინ მიიღებს მონაწილეობას შეფასების პროცესში და ვინ უხელმძღვანელებს მას;

IX. განსაზღვრეთ ანგარიშგების პროცედურები;

X. მონაცემები ასახეთ შეთავაზებული ბიუჯეტში.

პროექტის მომზადების პროცესის მნიშვნელოვანი ნაწილია ბიჯეტის შედგენა. საქმიანობების განხორცილებისა და პროექტის მიზნების მისაღწევად საჭიროა ფინანსური სახსრები, რაც დეტალურ დასაბუთებას მოოითხოვს და ნათლად უნდა აისახებოდეს პროექტის ბიუჯეტში.

არსებობს ბიუჯეტის სამი ძირითადი სახეობა:

ხაზობრივ ბიუჯეტში მოცემულია დანახარჯები საბიუჯეტო კატეგორიების მიხედვით. ფუნქციურ და პროგრამულ ბიუჯეტებში კი დანახარჯები უფრო დეტალურადაა გაწერილი პროექტის კონკრეტული ამოცანებისა და საქმიანობების მიხედვით.

პროექტის დანახარჯები იყოფა ორ ძირითად კატეგორიად, ესენია: ადმინისტრაციული და საოპერაციო ხარჯები. ადმინისტრაციული ხარჯები მოიცავს როგორც პროექტის თანამშრომლების, ასევე პროექტის კონსულტანტების ხელფასებსა და სხვადახვა ჰონორარებს. საოპერაციო ხარჯები კი მოიცავს ქირის, ბეჭდვის, ტრანსპორტის, კომუნიკაციის, ოფისის მარაგების ხარჯებს. სწორედ ამ ორი ტიპის ხარჯების აღწერისგან შედგება მთლიანი ბიუჯეტი.

ადმინისტრაციული ხარჯები

მას შემდეგ, რაც განსაზღვრავთ, თუ რამდენი და რა უნარების მქონე თანამშრომელი გესაჭიროებათ კონკრეტული პროექტისთვის, განსაზღვრეთ მათი სამუშაო გრაფიკი და პროექტში ჩართულობის პერიოდი.

პროექტში საჭირო თანამშრომლებისა და დროის პერიოდის განსაზღვრის შემდეგ იწყება ხელფასების განსაზღვრის ეტაპი. შეგიძლიათ ჩაატაროთ მცირე ზომის კვლევა, თუ რა ხელფასები აქვთ მსგავსი ტიპის პროექტებში მსგავს პოზიციებზე მყოფ თანამშრომლებს. ასევე შეგიძლიათ გამოითვალოთ, თუ რა სარგებელი მოაქვს თითოეულ თანამშრომელს პროექტის განხორციელების პროცესში და განსაზღვროთ მათი ოპტიმალური ხელფასები.

ადმინისტრაციული ბიუჯეტი

საოპერაციო ხარჯები

პროექტის ბიუჯეტის მეორე ნაწილი არის საოპერაციო ხარჯები. გადახედეთ საპროექტო შეთავაზების ყველა პუნქტს და განსაზღვრეთ, თუ რაში გჭირდებათ ფული. ბიუჯეტის ამ ნაწილის მომზადებისას აუცილებელია გავითვალისწინოთ დონორის მოთხოვნები. ზოგიერთ დონორ ორგანიზაციას აქვს განსაზღვრული კომპონენტები, რომელთა ხარჯებსაც არ ანაზღაურებს, ამიტომ ბიუჯეტის ამ ნაწილის მომზადებისას აუცილებელია კარგად გავეცნოთ დონორის მოთხოვნებს და ვაწარმოოთ მასთან მოლაპარაკებები. მაგალითად, შესაძლოა დონორმა არ დაგიფინანსოთ კომპიუტერისა და ბეჭდვის ხარჯები, მაგრამ დაგიფინანსოთ მათი ქირაობის ხარჯი.

საოპერაციო ბიუჯეტი

სხვადასხვა დონორ ორგანიზაციას აქვს განსხვავებული ბიუჯეტის ფორმები, რომელიც ივსება იმ ორგანიზაციის მიერ, ვინც ამზადებს საპროექტო შეთავაზებას. მაგალითად: „ევრაზიის თანამშრომლობის ფონდის“ მიერ შემუშავებულია ბიუჯეტის სპეციალური ფორმა, რომელიც მოეთხოვება აპლიკანტ ორგანიზაციებს.

„ევრაზიის თანამშრომლობის ფონდის“ ბიუჯეტის ნიმუში

არ არის სავალდებულო, რომ თქვენი ბიუჯეტი ზუსტად იმეორებდეს ნიმუშს. იგი უნდა გარდაიქმნას თქვენი პროექტის მოთხოვნათა შესაბამისად.

პროექტის აღწერა: საჯარო ადმინისტრირების ტრენინგი. პროგრამა მოიცავს კურსის მასალების შემუშავებას, ბიბლიოთეკის მასალების შეძენასა და სალექციო კურსის მომზადებას.

პროექტის დირექტორი:

პროექტის ვადა: